Conectando sua caixa de emailPara conectar uma Caixa de email ao Kommo, vá para a seção email e clique em “Configurações” (no canto superior direito).
Em seguida, no menu de configurações, clique em Adicionar email para conectar sua caixa de email.
Nesta etapa, você deve preencher o campo de endereço de e-mail e o sistema determinará automaticamente o provedor. Em seguida, você precisará digitar a senha da conta de e-mail ou clicar em “Continuar” e será transferido para a página do cliente de e-mail para confirmar a conexão. Você também precisa especificar se deseja conectar a caixa de email como “Pessoal” ou “Compartilhado”.
Se você tiver um Firewall configurado ou uma caixa de email permitida para uma lista de IPs específica, precisará permitir acesso aos endereços dos quais o Kommo enviará e coletará emails (você pode solicitar uma lista escrevendo para nós no bate-papo de suporte técnico (clique em Ícone de perfil no canto superior esquerdo da sua conta Kommo e clique no botão “Entre em contato com o suporte”).
Observe que não oferecemos suporte a domínios IDN. Você não pode especificar o endereço IP do servidor (por exemplo, 64.233.161.109 em vez de imap.gmail.com).
O email é conectado apenas pelo protocolo IMAP para email de entrada e pelo protocolo SMTP para email de saída. A conexão com outros protocolos, como o POP3 (Post Office Protocol versão 3) ou o MAPI (Messaging Application Programming Interface) no qual o servidor Microsoft Exchange está sendo executado, não é suportada.
Após a conexão, a importação de e-mails da sua conta de e-mail começará. Esse processo ocorre em segundo plano, para que você possa continuar trabalhando. O sistema processará os últimos 500 e-mails (por mês). Após a importação, o email será sincronizado no modo automático uma vez a cada 15 a 30 minutos e aparecerá na sua conta Kommo.
Com que frequência o email é sincronizado no Kommo?O sistema
[email protected] é sincronizado em uma hora. Suas caixas conectadas são sincronizadas a cada 15 a 30 minutos. Recebemos e-mails e processamos apenas duas pastas: “Caixa de entrada” e “Enviado”. Outras pastas não são sincronizadas.
Ao enviar uma mensagem da caixa de email externa integrada, o email será exibido no cartão de contato. Aceitamos e-mails apenas de clientes diretos e suportamos o uso de encaminhamento de e-mail (“alias de e-mail”) ou coletores de emails.
Diferença nas caixas de email pessoais e compartilhadasCaixas de email compartilhadas são caixas que podem ser conectadas apenas pelo administrador da conta. Essas caixas de email estão disponíveis para uso de todos os usuários que têm acesso permitido na seção “Configurações” – “Usuários” e têm uma marca de seleção no “email” para acessar a Caixa de email Compartilhada.
Caixas de email pessoais são caixas de email que podem ser conectadas por qualquer usuário. Somente o usuário que conectou esta caixa de email verá os e-mails dessa caixa no Kommo; no entanto, um usuário que conectou sua caixa de email como pessoal pode optar por compartilhá-la com o administrador da conta. Nesse caso, o usuário que conectou a caixa de email pessoal e o administrador da conta verão os emails dessa caixa de email pessoal.
Após a conexão de qualquer tipo de caixa de email, seja ela pessoal ou compartilhada, pode ser alterada no menu de configurações na seção email do Kommo.
Tópicos de emails e lógica de exibição de emailsO sistema de email no Kommo combina emails automaticamente por vários critérios, e isso é
- o endereço de e-mail do cliente com quem a correspondência está indo é o mesmo
- um assunto do email.
Nesse caso, na seção “email”, essa correspondência formará um encadeamento. Para cada caixa de email, os tópicos são formados separadamente.
Exemplo: a caixa de email
[email protected] está conectada
Sequência de conversa por email:
- De [email protected] a [email protected] com o tema “Saudação da equipe da empresa”
- De [email protected] a [email protected] com o tema “Saudação da equipe da empresa”
- De [email protected] a [email protected] com o tópico “Pergunta sobre o produto”
- De [email protected] a [email protected] com o tópico “Pergunta sobre o produto”
Será combinado em tópicos:
- O email 1 é agrupada por [email protected] e “Saudação da equipe da empresa”
- O email 2 é agrupada de acordo com [email protected] e “Saudação do coletivo da empresa”
- O email 3,4 é agrupada por [email protected] e “Pergunta sobre as mercadorias
Você pode desativar a colagem de emails em tópicos acessando as configurações da caixa de email (na seção email – clique no canto superior direito “Configurações” – selecione a caixa de email desejada e limpe a caixa de seleção “Agrupar mensagens em tópicos”.
Endereços de email inteligentesEssas caixas de email são do sistema (artificial) – elas não têm um login / senha, configurações e não podem ser excluídas. Eles existem junto com a conta.
@mail.amocrm.com – O email será exibido no cartão de contato, lead ou cliente.
Essa caixa de email é necessária caso você não integre email no Kommo e gostaria de encaminhar emails específicos para sua conta Kommo. Para isso, basta digitar o endereço desses emails no campo “CC” ou “BCC” ao enviar um email do seu cliente de email externo.
Também existem endereços de email de encaminhamento para criar um novo lead ou novo contato:
[email protected] – O email criará um novo contato.
[email protected] – O email criará um novo lead.
Importante – Observe o seguinte:- Se uma mensagem for enviada para um endereço incorreto (por exemplo, [email protected]), ela não será adicionada à conta.
- As caixas de email funcionam apenas quando especificadas como cópia. Se você especificar um endereço na cópia oculta, a ação não ocorrerá.
- Se a mensagem for encaminhada para o endereço inteligente, os contatos serão criados pelos campos do email de / para / CC, e não pelos dados da mensagem enviada, que é simplesmente inserida como conteúdo.
- Você pode receber e-mails de endereços de e-mail de encaminhamento que serão exibidos no Kommo; no entanto, não é possível enviar e-mails desse endereço.
- Se você alterar o nome da conta, o endereço de email de encaminhamento também será alterado. Nesse caso, os emails que serão enviados para o endereço antigo não irão a lugar algum.
ModelosVocê pode criar modelos para simplificar seu trabalho com email. Para criar seu primeiro modelo de email, faça o seguinte: abra o Mail, vá para a seção Configurações e clique em “+ Adicionar um modelo”. Você verá a janela modal aberta.
Você pode usar a marcação HTML ou usar um formato de texto simples. Para usar seu modelo com a marcação HTML, marque a caixa de seleção na parte inferior “enviar email com marcação HTML”.
Você também pode usar campos dos leads, e o Kommo capturará os dados automaticamente. Para isso, você precisará de um código do campo como {{nome.do.contato}} ou o recém-introduzido {{primeiro_nome.do.contato}}. Esses campos podem ser encontrados ao criar um modelo de email ou
modelo de bate-papo.Excluindo e-mailsQuando você exclui uma mensagem do Kommo, a mensagem não é excluída do servidor de email. Esses emails serão enviados para a pasta “Excluídas”.
Removendo as mensagens do servidor de email, ele permanecerá no Kommo (desde que já tenha sido adicionado ao sistema antes de ser excluído).
Mas, se a mensagem contiver um arquivo anexado, nesse caso, se a mensagem for excluída no servidor de email, o arquivo não estará mais disponível.
Emails na pasta Itens Excluídos
- São armazenados por 30 dias
- Disponível apenas para o Administrador da conta
Excluindo caixas de emailPara excluir uma caixa de email, você precisa abrir a seção “email”, clicar no botão “Configurações” no canto superior direito e selecionar a caixa de email que deseja excluir. Clique em “Desconectar email” – selecione “Excluir emails”.
Nesse caso, as notas permanecerão no cartão, mas serão ilegíveis (elas estarão disponíveis apenas no seu servidor).
Se você deseja desativar ou redigitar a senha temporariamente, é necessário desconectar a caixa de email e selecionar “manter o email”; nesse caso, a caixa de email é desconectada sem excluir as mensagens. Então, os emails permanecerão no sistema.
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